Представим простой сценарий.
Каждый раз, когда заказ изменяется, автоматизация передаёт обновлённые данные дальше. Например, отправляет уведомление или создаёт задачу, когда заказ переходит в статус «Оплачено».
При этом заказ может перейти в статус «Оплачено», затем вернуться на предыдущий этап из-за возврата средств, корректировки оплаты или ручного изменения статуса менеджером, а потом снова оказаться в «Оплачено».
Чтобы управлять такими сценариями в Альбато, используйте три настройки, которые удобно комбинировать: график запуска, фильтр входящих данных и новую функцию — память связки.
График запуска
График запуска позволяет задать, как часто и в какое время Альбато обращается к сервису. По умолчанию, если триггер работает по API, запросы выполняются каждые пять минут.
График запуска определяет, как часто система проверяет, изменился ли заказ.
Чтобы открыть настройки, нажмите на три точки рядом с триггером и выберите «Расписание».
Подробнее о режиме миграции данных и графике запуска можно прочитать в этой статье.
Фильтр входящих данных
Дальше вы можете настроить фильтр входящих данных.
Он проверяет, соответствуют ли данные заданному условию. Например, будут обработаны только те заказы, у которых статус «Оплачено», сумма больше определённого значения или заполнено нужное поле.
Чтобы открыть фильтр, нажмите на три точки рядом с триггером и выберите «Фильтр».
Фильтр отсеивает лишние данные, но не учитывает повторные изменения одного и того же заказа. Чтобы управлять такими ситуациями, используйте память связки.
Память связки
Память связки определяет, как обрабатываются изменения одних и тех же данных и в каких случаях они передаются дальше. Эту настройку можно найти в окне Фильтра входящих данных.
Именно здесь можно задать логику поведения автоматизации, если заказ меняется несколько раз. Рассмотрим на всём том же примере с оплатой.
Сценарий 1. Передавать при каждом изменении
Заказ перешёл в статус «Оплачено», затем вернулся на предыдущий этап из-за ошибки оплаты, а после этого снова получил статус «Оплачено».
Если выбрана настройка «При каждом изменении (по умолчанию)», данные по заказу будут передаваться дальше каждый раз при обновлении. В результате один и тот же заказ может быть обработан несколько раз.
Когда использовать:
- для контроля работы команды в трекере и получения уведомлений о любых изменениях в задачах;
- для ведения полной истории изменений по объекту для анализа, например, в аналитике.
Сценарий 2. Передавать один раз
Теперь рассмотрим тот же пример, но с настройкой «Один раз».
Заказ может перейти в «Оплачено», затем вернуться назад из-за корректировки оплаты, а позже снова стать «Оплаченным». Несмотря на это, данные по нему будут переданы только один раз — при первой оплате. Все последующие изменения будут проигнорированы, поскольку система запоминает, что этот заказ уже проходил обработку.
Когда использовать:
- для создания задачи менеджеру;
- для отправки приветственного письма клиенту;
- для фиксации нового заказа.
Сценарий 3. Передавать только при изменении выбранных полей
В третьем варианте используется настройка «При изменении выбранных полей».
Например, заказ перешёл в статус «Оплачено». Позже клиент изменил состав заказа, добавил товар или оформил доплату. Менеджер обновил стоимость и снова перевёл заказ в статус «Оплачено». В этом случае связка передаст данные повторно, так как изменилось выбранное поле — стоимость.
В этом случае данные будут переданы:
- в первый раз, когда заказ попал в статус «Оплачено»;
- повторно, только если заказ снова окажется в этом статусе и при этом изменится стоимость.
Если статус меняется, а стоимость остаётся прежней, автоматизация не будет обрабатывать заказ повторно.
Когда использовать:
- при изменении суммы заказа или этапа оплаты;
- при переходе лида на новый этап в воронке;
- при смене статуса документа в процессе согласования.
В итоге, эти настройки работают вместе и позволяют выстроить логику автоматизации без лишних действий и дублирующих сценариев:
- график запуска задаёт частоту обращений к сервису;
- фильтр входящих данных отбирает нужные записи;
- память связки контролирует повторные изменения данных.
Если у вас возникли вопросы, свяжитесь с нашей службой поддержки в онлайн-чате на сайте.